Ya no soy una 'yonki' del 'email' y ahora trabajo mejor. ¿Y tú?

Hace tres años decidí hacer un experimento: quitarme el correo electrónico del móvil y solo acceder desde el portátil cuando yo quisiera. Lo que en principio parecía una locura acabó siendo una de las mejores decisiones de mi vida. He ganado tiempo, foco y ahora soy más productiva.

No he desaparecido del 'email' sin más. Para evitar malentendidos y gestionar expectativas, tengo una respuesta automática que explica que reviso el correo a ratos y que puede que tarde en responder. Además, doy mi teléfono por si es algo urgente. Es curioso: en estos años me han llamado o escrito por WhatsApp tan solo una treintena de personas. Definitivamente, me ha hecho replantearme por qué tener el correo abierto todo el rato y estar siempre disponible para otros.

El 'mail' es uno de los mayores 'ladrones de tiempo': gastamos en él entre un tercio y la mitad de la jornada laboral

Este blog, Tecnosaludables, nace hoy para hacerte pensar sobre tu uso de la tecnología y darte soluciones concretas que puedas aplicar, para que así te relaciones de una manera más saludable y consciente con el mundo digital.

El correo electrónico es uno de nuestros mayores 'ladrones de tiempo'. Gastamos entre un tercio y la mitad de nuestra jornada laboral mirándolo, en función de si lo hacemos desde la oficina o desde casa, según un estudio de la Universidad de Carleton (Canadá).

Mi experimento puede parecer extremo para algunos, pero entre ser esclavo del 'email' y lo que yo he hecho hay una amplia gama de posibilidades de acción. Muy pocas profesiones necesitan estar disponibles a todas horas y para todo el mundo. Además, está demostrado que revisar el correo nos altera la respiración a la mayoría de nosotros y eso tiene un efecto directo sobre nuestra salud.

Sé radical

Tener el 'email' abierto todo el rato es como si tuvieras la puerta de tu casa abierta y dejaras que pudieran entrar, en cualquier momento, desde tu vecino el pesado hasta una vendedora ambulante. Esto último no lo haces, ¿verdad? Normalmente en nuestros hogares vivimos con la puerta cerrada y, a veces, incluso con la llave echada.

El equivalente literal de una acción así en el mundo digital sería tener el correo electrónico cerrado por defecto (tanto en el portátil como en el móvil) y solo abrirlo a voluntad. Hay opciones intermedias, como tenerlo abierto en una pestaña que no usas, pero así la probabilidad de mirarlo frecuentemente aumenta.

Cuantos más pasos tengas que dar para acceder al correo, mejor. Más tiempo para pensar: ¿realmente quiero hacer esto ahora? Y probablemente no quieras. Cuando nos distraemos, tardamos unos 23 minutos en volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo, según este estudio de la Universidad de California (EEUU).

Para 'echar bien el cierre' en algunas aplicaciones, sobre todo en el teléfono, también habría que cambiar la manera en la que se actualizan los datos. En vez de tener el modo 'push' (empujar), que hace que los correos entren casi cuando llegan, se puede elegir obtenerlos manualmente o agendar las actualizaciones cada cierto tiempo; por ejemplo, cada hora. Y encima esto ahorra batería. Así lo puedes hacer en el iPhone y en Android.

El truco en Gmail

A finales de 2018, Gmail pasó los 1.500 millones de usuarios activos en el mundo. Es el principal proveedor de correo; y aunque ahora por defecto separe las promociones y la información de redes sociales en pestañas, la bandeja de entrada está siempre actualizándose. Se pueden establecer reglas para que lo que entre en ella sea lo más relevante, pero hay una solución más sencilla para distraerse menos: pausarla.

La manera de hacerlo, sin embargo, no es con una herramienta desarrollada por Google. Hay que instalar una extensión. Hay varias disponibles, pero la más recomendada en la comunidad de bienestar digital (y que yo utilizo) es Inbox When Ready y tiene una versión gratuita. Se tarda un minuto en instalarla y desde ese momento los 'emails' de la bandeja de entrada en Gmail solo aparecen cuando le das al botón de "mostrar". Hasta que eso ocurra, solo hay una página en blanco y un mensaje en inglés: "Has visto tu bandeja de entrada x veces hoy. Ha estado visible durante x minutos". También hay funcionalidades avanzadas para limitar el tiempo de uso y la frecuencia de apertura.

Desarrollada por el británico Peter Hartree en su tiempo libre, la extensión tiene actualmente unos 4.000 usuarios activos por semana. La mayoría la usan sin pagar; pero gracias al 18% de suscriptores de la versión pro, el desarrollador consiguió ganar 25.000 dólares el año pasado.

Hartree contó a El Confidencial que no lo hace por dinero; empezó, de hecho, para ayudarse a sí mismo con su productividad. Su verdadero sueño es que Gmail le copie la idea (o se la compre). "Cuando tienes más de 1.000 millones de usuarios activos al mes, incluso la decisión de diseño más pequeña puede tener consecuencias muy grandes", dijo.

Revisa por tandas

Cuando trato el tema de la relación con el correo electrónico en mis cursos de bienestar digital, muchos alumnos me dicen que tenerlo cerrado no es posible para ellos o que tienen miedo a perderse algo si lo hacen. Es normal y está muy relacionado con cómo funciona nuestro cerebro.

Si tener el correo cerrado te estresa más, haz una revisión por tandas, lo que en inglés se llama 'batch checking'

El famoso psicólogo americano B. F. Skinner demostró hace más de 60 años que, si no sabemos cuándo vamos a conseguir una recompensa de un sistema (por ejemplo, un 'email' importante), nos volvemos locos actualizándolo. Es lo que se llama refuerzo intermitente. Con base en este principio se han diseñado las máquinas tragaperras y muchos de los servicios digitales actuales.

Por eso, está estudiado que si tener el correo electrónico cerrado te estresa más, lo que tienes que hacer es una revisión por tandas o bloques, lo que en inglés se llama 'batch checking'. Esto, por cierto, también es útil para tener un uso más saludable de las redes sociales.

Yo, por ejemplo, reviso normalmente el correo al principio del día, antes de comer y antes de terminar la jornada. Pero cada uno tiene su flujo de trabajo y tiene que encontrar la solución que mejor le convenga. Pregúntate: ¿cuánto tiempo puedo estar sin mirar el 'email'? Y marca tu rutina en función de eso.

Se ha estudiado que cada vez queremos una respuesta más rápida de las personas a las que mandamos un correo, sobre todo en entornos laborales, en donde la mayoría espera que los compañeros respondan en menos de cuatro horas. Así que recuerda gestionar las expectativas de los demás, sobre todo si desconectas largos periodos de tiempo y trabajas en equipo. El gurú de la productividad Tim Ferris recomienda este modelo de autorespuesta que él utiliza.

El más allá

Reducir el tiempo que se pasa en el correo electrónico ha motivado a varias empresas tecnológicas a crear soluciones alternativas, aunque la mayoría son de pago. Algunas incluso prometen que tendrás una bandeja de entrada vacía (inbox zero) si las utilizas. Entre las más conocidas están Airmail, que fue ganadora del premio de diseño de Apple en 2017, y Spark, que es gratuita para uso individual, aunque sobre todo se distingue para trabajos en equipo, ya que permite crear correos juntos o delegarlos.

Aunque si hay una que está ganando fuerza, sobre todo entre las voces de Silicon Valley, es Superhuman. Bajo su eslogan “La experiencia con el email más rápida de la historia”, este software lanzado en 2017 usa inteligencia artificial y gamificación para ayudarte a lidiar con los correos que se reciben más eficientemente. Por ejemplo, premia el número de días que llevas con la bandeja de entrada limpia. “Diseñemos para la diversión”, decía en Twitter su CEO, Rahul Vohra, el pasado noviembre.

En el otro lado de la moneda está Hey, creada por la empresa detrás del gestor de tareas Basecamp y cuyos directivos son expertos en teletrabajo. Esta herramienta cambia las reglas del juego de cómo funciona el correo electrónico, empezando porque nadie te puede enviar un correo si no lo apruebas. Una vez pasado el proceso de revisión, los emails entran en tres zonas: la de correos importantes (Imbox); los correos que no son urgentes, como las newsletters (Feed), y los recibos (Paper Trail). Otra de las funcionalidades más útiles: te permite decidir de manera sencilla de qué personas quieres recibir notificaciones.

En cualquier caso, aunque la tecnología nos ayude a mejorar nuestra relación con el correo, los pasos más importantes no dependen tanto de la inteligencia artificial, sino de la humana. Tienen que ver con las decisiones que tomamos, nuestros hábitos y con un cambio de actitud, además de con un aumento de conciencia de cómo nos comunicamos con los demás. Un último consejo: para respetar la desconexión digital de los demás, agenda el envío de tus correos para que lleguen dentro del horario laboral. Es una gran muestra de respeto que cuesta tan solo dos clics más.