No, no tienes que responder a este mensaje ahora mismo

Hay una respuesta que recibo muy repetidamente y que me saca de quicio cada vez que la leo: “Disculpa que te esté respondiendo tan tarde”. Mis nervios se ponen aún más a flor de piel cuando tan solo han pasado horas desde mi mensaje original a esa persona. “No, no te disculpo”, le digo. Puede sonar borde, pero es justo lo contrario: es porque no hay nada que disculpar.

¿En qué momento hemos aceptado como normal que todos los mensajes se tienen que responder rápidamente? Mantener el frenesí de comunicación constante no tiene sentido: está jugando en contra de nuestra eficiencia y de nuestra salud.

Respuestas en menos de 30 minutos

Hay herramientas más asociadas a la inmediatez, como WhatsApp, Teams o Slack, pero el correo electrónico no se queda corto.

El servicio de gestión de email Superhuman hizo una encuesta el pasado octubre a más de 1.000 trabajadores del conocimiento, la mitad teletrabajan y la otra mitad no. El 50% creía que tenía que responder a los emails de trabajo en menos de 30 minutos. El porcentaje aumentaba si era un compañero (56%) y aún más si era un jefe (67%).

Las cifras se volvían aún más exigentes cuando se trataba de chats: cuatro de cada cinco personas creía que había que dar una contestación en menos de media hora a su superior.

Es decir, muchos de nosotros creemos que, cuando entra un mensaje, la prioridad es contestarlo. Esa creencia está relacionada con que asumimos que necesita respuesta inmediata. Pero ¿es eso cierto?

El sesgo de la urgencia

Un estudio publicado en noviembre demostraba que, cuando se recibe una comunicación, la urgencia es una cuestión de perspectiva.

La persona que recibía el correo electrónico solía sobrestimar lo rápido que había que responder a mensajes no urgentes fuera del horario laboral y aumentaban sus niveles de estrés. La persona que enviaba esa comunicación no tenía ni idea de que le estaba afectando así.

Las investigadoras invitan a trabajar activamente contra lo que denominan “el sesgo de la urgencia del email”.

Responsabilidad hacia los demás

Una manera fácil de ayudar al otro es explicitar la expectativa de respuesta que se tiene. Bien en el asunto, al principio del mensaje o en el cuerpo de este. Lo que estimes que puede ayudar más al receptor.

Además, para favorecer el derecho a la desconexión digital, puedes añadir a tu firma en el correo esta referencia: “Mis horas de trabajo pueden no ser las tuyas. Por favor, no sientas la obligación de responder a este email fuera de tu horario laboral habitual”.

Se explícito: di en el mensaje para cuándo necesitas respuesta

En mis talleres a líderes no me canso de enseñar una herramienta sencilla y que mejora significativamente el bienestar: el envío retardado de los correos. Tú escribes cuando quieras, el otro recibe en el horario que marques. Aquí hay instrucciones de cómo hacerlo en Outlook, aquí en Gmail, aquí en Slack.

Todas estas acciones son aún más importantes si uno tiene gente a su cargo. Si eres jefe o jefa, te ayudarán a demostrar respeto y empatía digital. ¿Cómo diferencias en tu equipo lo que es urgente de lo que no lo es? Quizás establecer un marco de comunicación digital sea la solución. En este otro artículo doy más detalles de cómo hacerlo.

Opinión

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No te olvides de ti

El cambio también debe empezar por uno mismo. Para mitigar esa pulsión a la respuesta inmediata hay que reeducarse. La transformación no es sencilla, porque luchamos, entre otras cosas, contra la dopamina que segrega nuestro cerebro con mensajes y estímulos tecnológicos (y que nos hace sentir bien).

Por eso, lo que más puede ayudar es hacer difícil el acceso a la fuente de los mensajes, poniendo piedras en el camino. Lo que los diseñadores llaman 'añadir fricción' y que en este caso es la aplicación práctica de 'ojos que no ven, corazón que no siente'.

Para ayudarte a no responder todo el rato, ponte piedras en el camino digital

¿Cada cuánto puedes estar sin revisar el correo o el chat? Pues mantenlo cerrado durante ese tiempo. Haz lo que se llama revisión por bloques. ¿Revisas constantemente los chats de Teams, Slack o WhatsApp? Puedes quitar notificaciones o ponerle límites al tiempo de uso.

Yo tengo todas las redes sociales y chats de mi móvil silenciados. Físicamente las apps están en una carpeta en la segunda pantalla de mi teléfono. Además, lo tengo bloqueado y dado la vuelta cuando trabajo. Así tardo más en llegar a ellas cuando siento el impulso de revisarlas. Esto no solo lo aplico al entorno laboral, también al personal.

Cada vez se habla más de la importancia de cumplir nuestro derecho a la desconexión digital y lentamente crece el número de empresas que dan pasos para respetarlo. A la vez, para mí la verdadera clave está en que vayamos aprendiendo, poco a poco, a tener una conexión digital que sea saludable.

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