Prohibir las videoconferencias: la nueva moda empresarial para darte un respiro

Hace aproximadamente un año, Jane Fraser, CEO de Citi, uno de los principales bancos del mundo, mandó una nota interna a sus 210.000 empleados.

“Todos estamos sintiendo el agotamiento”, decía en esa comunicación enviada el 22 de marzo de 2021, según el 'New York Times'. “Tenemos que combatir la ‘fatiga de Zoom”.

Para ello, les autorizaba a no encender la cámara en ninguna de sus reuniones internas los viernes. Podrían hacerlas por teléfono o solo por audio. Eso sí, las videoconferencias se mantenían de manera externa.

“Habrá reuniones con clientes y reguladores que tienen que ocurrir en Zoom”, explicaba la ejecutiva, que acababa de llegar a su cargo unas semanas antes.

Entre las medidas a probar: viernes sin videoconferencias o miércoles sin reuniones

Este movimiento por parte del banco es tan solo una de las múltiples medidas que muchas empresas están tomando para combatir la explosión de reuniones desde el inicio de la pandemia. Otras compañías van incluso más lejos: las prohíben totalmente un día a la semana. Plantearse qué hacer con ellas se está convirtiendo en prioritario de cara a minimizar el cansancio y aumentar la productividad.

Apoyo desde arriba

Un año después, los 'viernes libres de Zoom' siguen en pie en Citi, según nos confirman a El Confidencial. Entre las acciones que han implementado para ayudar a sus trabajadores a restaurar el equilibrio entre vida y trabajo está la concienciación desde su liderazgo.

Un ejemplo de ello es este post de Fraser el pasado octubre en LinkedIn: “Como éramos antes no es como somos ahora” (The Way We Were Is Not the Way We Are Now). En él, presenta otras dos soluciones: las reuniones pasan a ser por defecto de 45 minutos, para dar una pausa para transicionar entre una y otra, y la 'hora para tomarse un respiro' (Take Time To Breathe Hour), de las 12 a 13 h de cada país, una hora libre de llamadas y reuniones al día.

“Queremos que la gente use esta hora para reflexionar en ideas, colaborar con otros, levantarse y moverse”, escribe. “¡Traigamos de vuelta la espontaneidad!”

Menos reuniones, mayor productividad

Primero porque estábamos todos en remoto, luego porque tenemos entornos híbridos: el hecho es que la cantidad de reuniones se ha incrementado tremendamente. Microsoft registró que el número de reuniones en Teams aumentó más del doble desde febrero de 2020 a febrero de 2021. De hecho, se había multiplicado por 2.5 globalmente. Y la tendencia seguía al alza.

El objetivo de minimizar las reuniones es tener mayor tiempo de concentración

La empresa de software estadounidense Asana lleva una década implementando exitosamente su regla de los 'miércoles sin reuniones' (No Meeting Wednesdays), para las reuniones internas. La cumplen religiosamente sus 100 empleados: desde diseñadores a programadores, a los trabajadores que tienen contacto con el cliente… y sobre todo los jefes.

“Siempre estoy viendo maneras de tener menos reuniones”, explicaba Dave King, su Chief Marketing Officer. Para él, este día es “el mejor de la semana”.

Desde la compañía aseguran que ha impactado positivamente en su productividad, en cuanto al número de tareas completadas y trabajo realizado.

“Tener un día enfocado es una manera sencilla y efectiva de hacer que los equipos se energicen, que se orienten a lo que tienen que hacer o quieren hacer, y sentir que, al menos una vez por semana, el día no está dirigido por la agenda”, remarcan en su blog interno.

Tú contra la ‘fatiga de Zoom’

Las medidas puestas en marcha por Citi o Asana vienen promovidas por la organización y respaldadas por sus líderes. Este es un paso fundamental para que funcionen y exista un cambio cultural.

Opinión

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Sea o no tu empresa tan progresista en estos temas, está demostrado que tanta videoconferencia nos chupa la energía física y mental. Estas son tres acciones que puedes poner en marcha para que esto no ocurra:

1. Haz reuniones de vez en cuando solo de audio y prueba a hacerlas mientras caminas.
2. Oculta tu imagen de la videoconferencia para que tu atención no esté todo el rato viéndote (aquí tienes cómo hacerlo en Zoom).
3. Solo pon la visión de galería, en la que ves las caras de todos, si es necesario, porque aumenta la carga cognitiva (el trabajo que tu cerebro tiene que hacer) y te agota.

Y quizás, si eres jefe o jefa, el primer paso sea promover este tipo de hábitos saludables de manera proactiva. Tu equipo te lo agradecerá.

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