Videoconferencias y teletrabajo: ¿parches temporales o vitaminas para la productividad?

Hace poco, leí una noticia sobre cómo un usuario había creado una aplicación para simular excusas y escapar de videollamadas. La herramienta, según el propio desarrollador, permite fingir mala conexión y ruido de ambiente para dar un pretexto al usuario para desconectarse. Dejando aparte lo curioso y anecdótico, creo que es un hecho sintomático de lo que algunos expertos han bautizado como 'fatiga de la videoconferencia'.

Como respuesta al confinamiento, hemos tenido que adaptarnos para mantener nuestra actividad apoyándonos en el uso de la tecnología de videoconferencia y colaboración. Esto ha planteado un gran desafío a muchas empresas. No solo por las implicaciones tecnológicas, sino culturales. Que el teletrabajo ha llegado para quedarse, pocos lo discuten. Es cierto que no lo hará con el mismo alcance ni a la misma velocidad en todas las empresas, ya que influyen muchos factores, como el sector, tamaño, edad y cultura digital del empleado. No quiero decir que vaya a sustituir por completo los modelos presenciales porque, al fin y al cabo, hay tantos modelos de teletrabajo y necesidades como compañías. Pero, sin duda, es una realidad a la que nos hemos acostumbrado y con la que tenemos que convivir: no es una tendencia pasajera.

"Estas herramientas no son un mero sustituto de las reuniones presenciales, sino que son capaces de mejorarlas con nuevas capacidades"

Muchas empresas han pasado de cero a 100 en modelos de colaboración digital en apenas unos meses, con los riesgos para la productividad y la seguridad que los cambios abruptos entrañan. Algunas no estaban preparadas para garantizar la seguridad de su información y se han visto expuestas a ciberataques. Otras estaban mejor posicionadas para adaptarse.

En cualquier caso, estoy seguro de que más de una, en marzo de 2020, vería el teletrabajo y las herramientas de colaboración en remoto como un parche temporal. "Por ahora", pensaban, "servirá para capear el temporal". Sin embargo, soy de los que piensan que cada desafío entraña una oportunidad de aprendizaje si sabemos mirar en el lugar oportuno. De ellas depende que el trabajo y la colaboración en remoto sean un parche, una mejora o un complemento al presencialismo.

Personalmente, creo que se nos abre una posibilidad interesante para hacer de las herramientas de colaboración y videoconferencia algo más que una tirita o parche temporal. La tecnología y los fabricantes han avanzado mucho en este campo, no solo recogiendo el guante de las necesidades de las empresas en los últimos meses, sino innovando para ir un paso más allá. Bien empleadas, estas herramientas no son un mero sustituto de las reuniones presenciales, sino que son capaces de mejorarlas con nuevas capacidades.

"Por sí sola, la tecnología no sirve de nada. Son las empresas las que deben actualizarse constantemente y valorar qué adoptar y qué no"

Por ejemplo, Cisco ha dedicado recursos y esfuerzos a incorporar, entre otros elementos, traducción simultánea en tiempo real a más de 100 idiomas, reconocimiento de gestos en pantalla, presentaciones inmersivas, asistentes impulsados por inteligencia artificial, de manera que se tomen notas y se envíen resúmenes y puntos de acción a los asistentes, analítica de datos para detectar y optimizar patrones de colaboración, etc. En resumen, la conclusión es la siguiente: adaptándonos al escenario de cada empresa y cada caso, la tecnología de colaboración ha avanzado lo suficiente para aportar y enriquecer los procesos y mejorar la productividad de las empresas.

Seamos honestos: los usuarios no quieren más herramientas ni más tecnología, quieren más funcionalidades y sencillez; quieren más eficiencia, libertad, flexibilidad y capacidades para hacer su trabajo de manera ágil. Y la tecnología ya lo permite, pero por sí sola no sirve de nada. Son las empresas las que deben actualizarse constantemente y valorar qué adoptar y qué no, de manera crítica y adaptada a sus necesidades para sacarles todo el partido tanto a la tecnología como a las herramientas de colaboración. Bien aplicados, estos instrumentos hoy tan comunes y usados, como Webex, no son sino toda una supervitamina para la productividad de las empresas.

*Manuel Beltrán es responsable de Customer Experience y Digital Workplace en Evolutio.