Acaba con el bombardeo de mensajes en el trabajo y los emails a las 23h
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Mar Cabra

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Acaba con el bombardeo de mensajes en el trabajo y los emails a las 23h

Es el reto que está trayendo de cabeza a los directores de recursos humanos de la mayoría de las empresas. Se puede solucionar con estos pasos que aumentarán la motivación

Foto: Foto: Unsplash/@villxsmil.
Foto: Unsplash/@villxsmil.

Una de las sensaciones más repetidas cuando la pandemia forzó a muchos a teletrabajar era el sentirse sobrepasado por el bombardeo de mensajes. Llegaban por todos lados y plataformas: Teams, Slack, WhatsApp, email, teléfono, Zoom, Skype, Meet… Un año y medio después, esta situación de salto constante quizás sea menos sobrecogedora, pero sigue produciendo agotamiento, y se va acumulando. Además, parece que este modo de operar ha venido para quedarse, aunque se haya vuelto a la oficina.

“A la vida presencial que teníamos antes se ha añadido la vida virtual laboral, que se ha mantenido”, me decía frustrada una clienta esta semana.

Es el reto principal de los nuevos entornos laborales ‘híbridos’ o flexibles, que están trayendo de cabeza a los directores de recursos humanos de la mayoría de las empresas. Ante estas nuevas circunstancias, toca poner el foco en la comunicación: aumentará la motivación de los empleados, su efectividad e impactará positivamente en la cuenta de resultados.

Una técnica que definitivamente ayuda a los equipos a mejorar la comunicación en este mundo digitalizado es tener pautas claras sobre cuándo y cómo se espera que respondan. Se trata de establecer un ‘marco de comunicación digital’. Compañías como Deloitte ya lo están implementando.

Se empieza escuchando

Una parte clave de toda comunicación es la escucha. Así que, antes de instaurar ninguna norma, el primer paso es prestar atención y comprender a los miembros del equipo y sus necesidades. Para establecer un diálogo que ayude a recabar información clave, el Digital Wellness Institute (Instituto de Bienestar Digital) recomienda tratar los siguientes temas y preguntas, que hay que hacer a cada persona:

1. Valores medulares: ¿Qué valores comunes pueden ayudaros en vuestra aproximación al trabajo y cómo colaboráis los unos con los otros?

2. Límites digitales: ¿Cuál es tu horario? ¿Cuándo trabajas desde la oficina y cuándo desde casa? ¿Qué momentos del día o de la semana estás disponible?

3. Método preferido de comunicación: ¿De qué manera prefieres que se te contacte: para los mensajes urgentes, para las actualizaciones, para estar informado?

4. Rendición de cuentas: ¿Cómo os aseguráis de que se cumple y sigue cumpliendo lo acordado? Considerad formas positivas de reforzar los objetivos y marcad ejemplos de cuándo se debería hacer excepciones.

El modo de tener esta conversación variará en función de cada contexto. Se puede crear una plantilla a rellenar, un formulario online, o usar estas sugerencias como guía en una reunión específica donde se escucha a cada uno.

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Foto: Unsplash/@campaign_creators.

La importancia de establecer límites

Una vez oídas las diferentes voces, es el líder el que tiene que crear el ‘marco de comunicación digital’, teniendo en cuenta además los requerimientos laborales. Está demostrado que estar conectado todo el rato al trabajo es, en la mayoría de los casos, contraproducente para la motivación y los niveles de productividad. Por tanto, establecer límites es una medida que tendrá, casi seguro, efectos positivos.

La cofundadora del Digital Wellness Institute, Amy Blankson, ha ayudado a decenas de líderes a implantar este tipo de reglas en sus empresas y se ha dado cuenta de que es muy importante que los altos cargos se planteen qué tipo de límites son posibles, empezando por ellos mismos.

La mayoría dicen que ellos no pueden establecer límites, pero tras un poco de reflexión interna se dan cuenta de que todos lo hacen”, cuenta a El Confidencial. “Simplemente lleva un poco de trabajo el conectar las ideas de que esas prácticas que han estado probando en secreto son, de hecho, límites”.

Foto: Foto: iStock. Opinión

Un apoyo para ejercer la desconexión digital

El ‘marco de comunicación digital’ (que se conoce como 'team communication charter' en inglés) no debe entenderse como algo rígido y que no sabe de excepciones. Es todo lo contrario: aporta luz sobre cómo comunicar, y a través de qué canal, fuera del horario laboral, sobre todo los mensajes que no pueden esperar. Así, se convierte en un gran aliado en el cumplimiento de la normativa vigente en España, que reconoce como derecho la desconexión digital.

Uno de los principales problemas en la actualidad es que no se diferencian canales para lo urgente, y eso hace que muchos empleados estén constantemente atentos al correo o chat corporativo, incluidas las noches y los fines de semana.

Establecer cuándo y cómo nos comunicamos ayuda con la desconexión digital

Sin claridad, cada uno interpreta la prioridad como puede o quiere. Un reciente estudio realizado por investigadores de la London Business School y la Universidad de Cornell encontró que los emails no urgentes enviados fuera del horario laboral parecen más urgentes a los que los reciben que a los que los envían, quienes subestiman el estrés que generan.

Entre las soluciones que proponen, está el explicitar para cuándo se necesita respuesta dentro del mismo correo. Sin embargo, si no es un asunto al que dar prioridad inmediata, es incluso mejor dejar el correo agendado para que llegue dentro del horario de trabajo. En algunas compañías, como el Santander, esta opción la sugiere por defecto el propio cliente de correo.

Tomar medidas sencillas como esta, u otras acciones que se acuerden dentro del marco, ayuda a incorporar el bienestar como valor central en el entorno laboral. No vale con que cada individuo mejore su bienestar digital, es necesario que la empresa aporte en esta dirección. Establecer este camino es fundamental para retener el talento y mejorar los resultados empresariales.

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